快速上手

核心定位

業務員主導建檔，AI 系統輔助補上「逐字稿 + 摘要 + 你忘記填的欄位」。

誰來做	做什麼
業務員（你）	建立 / 更新客戶資料（姓名、公司、備註、需求等）、跟客戶通話
AI 系統	補上完整逐字稿、AI 摘要、把你沒填的欄位（行業、地址、結帳方式等）補上

⚠️ AI 不會覆蓋你手動填的任何資料。你寫的永遠優先。

給新進業務的 3 分鐘版

你的工作流程

1. 接電話前 / 中 / 後 → 在 HubSpot 建立或更新 Contact
   ├─ 至少填：客戶姓名
   ├─ 建議填：公司、職稱、備註（你跟客戶溝通的重點）
   └─ 若你還沒建檔，系統也會自動補一筆（以來電號碼為主鍵），
       但姓名等內容會以 AI 通話中聽到的為主，建議業務員主動建檔
       才能掌握品質

2. 在 Genesys 接電話 / 撥電話 → 正常通話

3. 通話結束 → 不用做任何事
   └─ 系統每天分 4 個時段自動處理，通常幾小時內就補上逐字稿、摘要、AI 萃取的欄位

4. 稍晚 / 隔天開 HubSpot → 看 AI 摘要，必要時手動修正

💡 為什麼建議業務員主動建檔？ 系統會幫忙建檔（避免漏單），但 AI 從通話自動抓出來的姓名 / 公司 / 地址等資料，準確度仰賴通話品質。業務員自己掌握的資料才是最完整的，AI 主要負責補上摘要 + 業務員忘了填的欄位。

接電話時會發生什麼

客戶來電瞬間，HubSpot 客戶資料卡會自動彈跳出來（Screen Pop）：

情境	彈出畫面顯示
認識的客戶	完整 Contact 資料 + 過往通話歷史
新客戶	「新客戶」提示，可即時建檔
找不到資料	顯示來電號碼，業務可手動搜尋

通話結束後會發生什麼

通話結束
   ↓ （系統每天 4 輪批次處理：早上 / 下午 / 傍晚 / 晚上）
下載雙軌錄音 → AI 轉文字 → AI 摘要 → 寫入 HubSpot
   ↓
通常幾小時內（最晚隔天早上），HubSpot 上會自動補上：

  💎 系統核心交付（每通必有）
  ✓ Call 標題：【AI摘要】XXX 客戶詢問 OOO
  ✓ 意圖標籤：詢價／售後／抱怨／一般諮詢
  ✓ 後續待辦事項
  ✓ 5 點摘要（客戶／主題／現況／反應／下一步）
  ✓ 完整雙軌逐字稿（兩條音軌時間穿插）

  🔧 Contact 空白欄位輔助補（業務沒填才補）
  ✓ 行業、職稱、地址、結帳方式、性別等
  ✓ 業務手寫過的欄位永遠不會被覆蓋

3 個提升 AI 準確度的小習慣

1️⃣ 一定用耳麥，不要用擴音

擴音會讓客戶的聲音透過業務麥克風被收進「業務軌」，雙軌變成混合軌，AI 摘要品質下降。

2️⃣ 自然口語中「點名」關鍵欄位

AI 只萃取通話中「實際被說出口」的資訊——靠推測不會填。 所以如果你希望某個欄位被填上，自然地在對話中念出來就好，不會打擾客戶體驗，又能讓 AI 抓得準。

欄位 ↔ 自然話術對照

想填的欄位	自然口語範例
姓氏 / 稱謂	「請問是劉小姐嗎？」「張先生，您好」「陳媽媽，跟您確認一下…」
公司 / 行業	「請問貴公司是XX公司嗎？」「您是在保健食品產業對嗎？」
職稱	「請問您是業務經理對嗎？」
收件地址	「跟您確認地址：新北市中和區健康路 57 號 7 樓，是嗎？」
結帳方式	「好的，您要用信用卡付款對嗎？」「我們貨到付款到您家裡」
提及產品	「上次您買的是我們的 A 保健品對嗎？」「B 補充錠這款您有興趣嗎？」
客戶需求	「所以您主要的需求是幫長輩補鈣對嗎？」

兩個原則

• ✅ 業務軌念出來 = AI 一定抓到（業務話術乾淨、收音清楚）
• ❌ 只有客戶軌念到 = AI 看情況（客戶可能咬字、雜訊干擾）
• 🎯 不確定就複述：客戶念地址、業務複述一次，雙軌都有就 100% 準

3️⃣ 通話太短會被略過

系統會自動跳過實際對話時長 未滿 60 秒的通話（未接、誤撥、客戶秒拒），不會浪費 AI 成本。

「實際對話時長」指 Genesys tTalk，是業務真的聽到客戶聲音後的秒數，不含撥號等待。

如果你重要的通話不見了，先檢查通話時長。

接下來要看什麼

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