系統做什麼

一句話版本

業務員照常在 HubSpot 上建客戶資料、在 Genesys 接電話。24 小時內，系統會自動補上：通話主旨、意圖標籤、後續待辦、5 點摘要、完整雙軌逐字稿，並把業務沒填的欄位（行業、地址、結帳方式等）補齊。

核心定位：業務主導建檔，AI 系統輔助補齊資訊。

三步驟版本

Step 1｜業務員建立／更新客戶資料（人主導）

業務員照常在 HubSpot 上建立或更新 Contact——填入姓名、公司、職稱、備註、需求等。 這是業務的主要責任，系統不負責建檔。

Step 2｜業務員照常接 / 撥電話

Genesys 電話接通的瞬間，HubSpot 的客戶資料會自動彈出在業務員螢幕上（Screen Pop）：

• 已建立的客戶 → 顯示完整 Contact 資料、過往通話紀錄
• 未建立的號碼 → 顯示「新客戶」提示，業務可即時建檔

Step 3｜系統在背景默默補齊

電話掛斷後，系統會在下一輪批次（每天 4 輪：早上 / 下午 / 傍晚 / 晚上）自動：

1. 從 Genesys 抓雙軌錄音（業務一軌、客戶一軌）
2. 用 OpenAI Whisper 把語音轉成文字
3. 用 OpenAI GPT 萃取結構化資料：
   • 通話主旨
   • 意圖標籤（詢價／售後／抱怨／一般諮詢）
   • 後續待辦事項
   • 客戶姓名、公司、行業、需求摘要
   • 地址、結帳方式（現金／匯款／貨到付款／刷卡／店取／宅配）
   • 提及產品名稱

Step 4｜HubSpot 上自動更新

通常通話後幾小時內（最晚隔天上班前），業務員打開 HubSpot 就會看到：

• Call 物件：完整的 AI 摘要、意圖標籤、後續待辦、雙軌逐字稿（系統核心交付）
• Contact 物件：AI 把業務沒填的欄位補上（fill-only-empty，不會覆蓋手寫資料）

解決了什麼問題

過去（沒系統前）	現在（有系統後）
業務接完電話要花 5-10 分鐘手動寫摘要	業務照常建客戶基本資料，摘要 + 逐字稿系統自動補
通話內容靠記憶，重點容易遺漏	AI 逐字稿 + 結構化摘要，100% 完整
業務忘記補行業/地址/結帳方式	系統用 AI 從通話萃取，補上空白欄位
沒有意圖分類，無法統計詢價 / 抱怨比例	自動分類，可做業績分析
沒有後續待辦追蹤，客戶被遺忘	系統自動列出待辦，主管可督促
新業務 onboarding 看不到過去通話	HubSpot 上完整歷史，新人快速上手

系統不會做什麼（免責）

依合約第五條：

• ❌ AI 不保證 100% 正確的逐字稿與摘要
• ❌ 不替業務建客戶資料（業務員主導建檔，AI 只補空白欄位）
• ❌ 不覆蓋業務手寫的任何欄位（fill-only-empty 策略）
• ❌ 不替業務做業績決策
• ❌ 不主動撥打電話（Outbound 屬 Phase 2 範圍）
• ❌ 不串接其他電話系統（合約限定 Genesys Cloud）

AI 摘要僅供業務輔助參考，最終銷售決策權仍在業務員身上。